‘Appels en Peren’ in de Outsourcing business case

‘Appels en Peren’ in de Outsourcing business case

Voordat een organisatie daadwerkelijk zijn IT geheel of gedeeltelijk gaat outsourcen wordt eerst een business case gemaakt om inzicht te krijgen in de voor- of nadelen van het uitbesteden.

Vaak wordt zo’n business case alleen gemaakt voor het financiële plaatje. Echter bij een goede business case horen, naast de huidige en toekomstige kosten, ook de opbrengsten van de investering meegenomen te worden. Regelmatig zie ik in de praktijk dat in de business case appels met peren worden vergeleken en er uiteindelijk voornamelijk wordt gekeken naar het financiële plaatje.

Dit neemt uiteraard niet weg dat die kosten een heel belangrijke rol spelen bij de onderbouwing. De praktijk leert echter wel dat gunning op basis van voornamelijk financiële gronden uiteindelijk duurder uitpakt en dat het de dienstverlening en relatie niet ten goede komt. Daarom is het belangrijk om juist ook de minder zichtbare baten, kosten en risico’s mee te nemen, zoals o.a. toekomstig kennisverlies door vergrijzing, het niet zelf kunnen aantrekken van nieuw talent als niet-IT-bedrijf en de last die IT debt met zich meebrengt. (IT debt: onderinvesteren in het onderhoud van bestaande systemen)

Je kunt daarmee beginnen als de foto van de huidige situatie scherp is en het plaatje van de gewenste situatie helder. Dat lijkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Wat je vroeger zelf niet hebt kunnen realiseren verwacht je straks wel van je IT-dienstverlener en bij voorkeur tegen lagere kosten! Je wilt vaak zelfs een hoger niveau van dienstverlening bereiken. Juist de kosten voor dat hogere dienstverlenings-niveau moet je begroten als onderdeel van je eigen kosten om appels met appels te vergelijken. Uiteindelijk heeft niemand er wat aan als directie op basis van een slecht onderbouwde business case een beslissing neemt. Dit blijft je dan altijd achtervolgen. Zorg voor een zuivere begroting, rekening houdend met investeringen die je eigenlijk zelf al had moeten doen om dat gewenste dienstniveau te bereiken. Die kosten zet je dan af tegen de kosten van de nieuwe IT Outsourcing dienstverlener.

Vaak wordt zo’n business case een complex verhaal, waarbij uiteenlopende posten worden vergeten, zoals vrijkomende vierkante meters, de energierekening en kosten van medewerkers. Bepaalde aspecten zijn moeilijk te kwantificeren terwijl ze wel een belangrijke bijdrage leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. Als gevolg daarvan kan een onevenwichtige ‘appels met peren’ vergelijking ontstaan waaraan verkeerde conclusies worden verbonden.

In het onderstaande schema zie je een aantal aspecten die je kan meenemen om een zuivere en objectieve onderbouwing van jouw business case te maken. Pas als je alles, dus zowel kosten, als waardes haarscherp in beeld hebt, kun je beginnen met rekenen. Er wordt overigens ook een training ‘Better Business Cases ’gegeven die je helpt met het krijgen van de financiering en steun van het management.

De vier aspecten van het IT-outsourcing rekenmodel om in de business case te kwantificeren zijn

1. Inzicht in alle huidige IT-kosten die gerelateerd zijn aan de uit te besteden IT-diensten
2. Investeringen die moeten worden gedaan om huidige IT-dienstverlening in eigen beheer naar het gewenste (hogere) niveau te brengen zoals je dat ook van je outsourcingspartner verwacht
3. Exploitatie van gewenst niveau van IT-dienstverlening door de IT-outsourcingspartner
4. Toegevoegde waarde aanvullend op het gevraagde niveau van dienstverlening

 Download het schema in hoge resolutie:

Download het schema in hoge resolutie

Wilt u meer weten over Outsourcing?

Vraag dan uw gratis exemplaar van het boek Outsourcing aan. Het boek bevat meer dan 60 pagina’s en geeft een helder beeld van de stappen die gezet moeten worden om tot een succesvolle (bedrijfs) transitie te komen als u voor outsourcing kiest.

Gerelateerde artikelen