Foutje, bedankt!

Foutje, bedankt!

Update: Pink Elephant Business Intelligence is sinds 01-01-2020 verder onder de naam 2Foqus B.V. en is geen onderdeel meer is van Pink Elephant. Bezoek de nieuwe website of volg 2Foqus op LinkedIn.

Warenhuisconcern Marks & Spencer moet kwartaalcijfers naar beneden bijstellen vanwege dubbeltelling in spreadsheet. Er zijn blijkbaar toch nog grote multinationals die nog steeds de spreadsheet gebruiken.

Enkele uren nadat de CFO van Marks & Spencer (Britse V&D, omzet > €11 miljard, één vestiging in NL in de Kalverstraat in A’dam) de cijfers over het tweede kwartaal van dit jaar bekend maakte, moest zij al terugkomen op wat eerst positief nieuws geleken had.

In de 13 weken vóór 2 juli zou de omzet gestegen zijn met 1,3%. Toen een analist vroeg om onderbouwing van die stijging en CFO Helen Weir een van haar boekhouders vroeg om achterliggende cijfers, kreeg deze een hoogrode kleur.

“Bij nader inzien daalde de omzet juist met 0,4%, mevrouw. Sorry, spreadsheet foutje!”

In de Financial Times verontschuldigde mevrouw Weir zich uitgebreid voor de fout en stelde dat, omdat deze zo snel hersteld was, er geen sprake kon zijn van misleiding van beleggers en analisten. “We hebben meteen contact gehad met onze afdeling juridische zaken nadat we de fout ontdekt en hersteld hadden!”

Het foutje komt op een ongelukkig moment. Net als wijlen V&D heeft de ‘ouderwetse’ keten van warenhuizen erg te lijden onder de moderne tijden. De totale activiteiten van de groep daalden met liefst 8,9% ; de koers van het aandeel daalde in de laatste drie maanden met 30%.

Vermijd deze 8 veelvoorkomende missers met BI-software

Zo’n gênante spreadsheet fout hoopt iedereen uiteraard te voorkomen bij het publiceren van de kwartaal- of jaarcijfers. Het is al lang bekend dat Excel niet geschikt is voor situaties waarin controleerbaarheid, eenduidigheid van definities, beheersbaarheid en autorisatiemogelijkheden van belang zijn. Veel bedrijven hebben daarom gelukkig al hun weg gevonden naar Business Intelligence software. Ook daar liggen echter fouten op de loer. Lees hier hoe je veelvoorkomende missers met BI-software kunt vermijden. (Bron: CIO.nl)

Misser 1: Niet definiëren welke bedrijfsvragen je wilt beantwoorden.

“Bedrijven moeten zich niet op BI storten zonder specifiek bedrijfsplan”, zegt Scott Schlesinger, senior VP en hoofd Business Information Technology van Capgemini. “Een van de grootste fouten in het ontwikkelen van analytics is te beginnen zonder exact te weten wat het doel is. Bedrijven kunnen geen ROI genereren als er geen bedrijfsplan is opgesteld om te zien op welke plekken binnen de bedrijfsvoering het logisch is om big data te benutten.”

Om te voorkomen dat een BI-project mislukt, begin je met het probleem dat moet worden aangepakt, leer je wat er nodig is om dit op te lossen en schaf je dan pas de tools aan die hiervoor geschikt zijn.

Misser 2: Niet zorgen voor buy-in van de eindgebruikers vooraf.

“IT’ers hebben de neiging om BI-tools te kopen in een vacuüm, waarbij geen rekening wordt gehouden met de mensen die ze uiteindelijk zullen moeten gebruiken”, zegt BI en analytics-evangelist Joanna Schloss van Dell. “Aannemen dat personeel ze zal gebruiken simpelweg omdat ze beschikbaar zijn, is een grote fout.”

“Zelfs de beste BI-tools zijn niet effectief als ze niet worden ingezet en het helpt niet om werknemers te trainen of het gebruik te standaardiseren als de eindgebruikers er het nut niet van inzien”, legt ze uit. De oplossing: “In plaats van mensen op te dragen iets te gebruiken, moet je ervoor zorgen dat ze inzien waarom ze dat zouden willen. Demonstreer wat de waarde ervan is en adoptie volgt vanzelf.”

Misser 3: Geen rekening houden met beveiliging of juridische eisen.

“Vergeet niet dat je ook rekening moet houden met compliance en databeleid als je een oplossing kiest”, zegt Steve Farr, senior manager van Product Marketing bij Tibco Software. “Alle data aan iedereen geven om vrij te kunnen doorzoeken is niet zo slim.” Om het bedrijf en de klanten te beschermen, is het zaak om te kijken of het BI-systeem voldoet aan het interne databeleid en eventuele compliance-eisen van de overheid.

Misser 4: Uit enthousiasme over features de integratie en legacy over het hoofd zien.

“De meeste bedrijven evalueren BI op basis van de features die beschikbaar zijn in de tool, zoals rapportages en query’s, dashboards, mogelijkheden om data te ontdekken, OLAP en analyse, datavisualisatie, voorspellende analytics en performance management-KPI’s”, zegt Kiriti Mukherjee, directeur van informatiemanagement bij Collaborative Consulting.

Een belangrijke feature wordt dan over het hoofd gezien: integratie. “Ze vergeten dan de integratie met Office-applicaties (veel tools werken wel samen met Excel, maar een stuk minder met Outlook), het embedden van BI-objecten in andere toepassingen en zakelijke portals en integratie met thin- en fatclients, inclusief mobiele apparaten.”

En denk dan ook aan integratie met zakelijke applicaties (zoals ERP-software), cloudtoepassingen (zoals Salesforce.com) of contextuele diensten (zoals MDM-software, DQ of externe diensten als D&B). Features zijn belangrijk, maar het is tevens van belang om ervoor te zorgen dat BI integreert met andere bedrijfssystemen.

Misser 5: Geen rekening houden met mobiele arbeid.

“Veel bedrijven vergeten rekening te houden met mobility”, zegt Farr van Tibco Software. “Maar hóé we BI gebruiken is net zo belangrijk als wat we gebruiken. In sommige gevallen is een simpele KPI die wordt weergegeven op een smartphone net zo nuttig als alle papieren rapportages die er zijn.”

Misser 6: Te haastig uitrollen.

“Een succesvolle uitrol is niet altijd een snelle uitrol en een snelle uitrol is niet altijd een succes”, zegt Daniel J. Ronesi, directeur bij Aderant. Als je BI uitrolt, is geduld een schone zaak. “Het is essentieel dat de implementatie niet te gehaast wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om eindgebruikers de tijd te gunnen vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om BI-software effectief in te zetten.”

“Rol de BI-software gefaseerd uit”, adviseert VP Southard Jones van Birst. “Prioriteer op basis van wat nodig is om specifieke uitkomsten te bereiken, in plaats van te verwachten dat alle bedrijfsproblemen tegelijk worden aangepakt. Als je de eerste bedrijfsvraag hebt beantwoord, moet je stapsgewijs gebruikers en bedrijfsproblemen toevoegen, zodat je flexibel bent in je aanpak.”

Misser 7: Onvoldoende bijscholen, of de kosten daarvan verkeerd inschatten.

“Veel organisaties putten hun BI-budget uit aan softwarelicenties en een paar korte trainingsweken voor de eindgebruikers”, vertelt Steve Litwin, directeur van Litcom. Maar “de BI-systemen van vandaag de dag vereisen meer training om er daadwerkelijk waarde uit te behalen. Daarbij is doorlopende training belangrijk zodat gebruikers het systeem goed leren kennen en zich comfortabel genoeg voelen om het te gebruiken.”

Misser 8: De data niet goed inzetten.

“Sommige bedrijven verzamelen waardevolle gegevens met de BI-software, maar delen het niet, verzuimen te analyseren of handelen er zelfs helemaal niet naar”, zegt Joe Gerard, VP marketing en sales van i-Sight. “Het is belangrijk buiten de geijkte paden te treden als je gaat bekijken wat je met BI kunt. Door de informatie toe te passen op je eigen bedrijfsmodel, kunnen bedrijven risico’s vermijden en goed geïnformeerde beslissingen nemen om verder te komen.”

“BI-software kan gebruikt worden om rapportages te genereren over verschillende datapunten, risico’s en kansen in kaart brengen en voorspellingen te doen over trends”, licht Gerard toe. “Maar veel bedrijven nemen genoegen met voor gedefinieerde rapporten en houden te weinig rekening met een veranderende bedrijfsomgeving.” Bedrijven zouden de rapportagemogelijkheden van de software moeten optimaliseren om beter te kunnen anticiperen.

Gerelateerde artikelen