Expert Review: Het Regiebureau

• Blog
• Opleidingen

Het regiebureau op het kruispunt van demand en supply

De afgelopen jaren is al veel geschreven over de vraag hoe in organisaties de behoefte aan informatievoorziening (demand) het beste afgestemd kan worden op de levering van ICT-diensten (supply). Een recente publicatie over dit onderwerp is: ‘Het Regiebureau’ van de hand van Léon-Paul de Rouw en Chris Verhoef.

Het centrale onderwerp van hun boek is regievoering op dienstverlening. Waarbij het bij regie gaat om:

• sturen op resultaat;
• niet zelf uitvoeren maar ervoor zorgen dat de dienstverlening wordt gevoerd;
• zorgen voor samenhang en richting geven;
• bewaken van de kwaliteit en de kosten.

Hoewel volgens de schrijvers de principes, methodes en uitgangspunten voor het regiebureau bruikbaar zijn voor de verschillende disciplines van ondersteunende diensten hebben zij het accent gelegd op de sturing van verzakelijkte ICT-diensten. Hier is namelijk sprake van een grote mate van complexiteit en liggen ook de grootste risico’s.

Hoewel volgens de schrijvers het regiebureau afhankelijk van de organisatorische context allerlei vormen kan aannemen is er sprake van een zevental generieke onderdelen.

1. Het regiebureau staat tussen vraag en aanbod in en wordt ingevuld vanuit een stakeholders gedachte met als vier belangrijkste stakeholders: opdrachtgevers (klanten), algemeen management en gebruikers aan de vraagkant en dienstverleners aan de aanbodkant.
2. Er is sprake van vier managementdomeinen met zeven processen :
   1. klantmanagement; het bundelen van de klantvragen;
   2. beleid, innovatie en adviesmanagement;
   3. contractmanagement; afspraken maken met dienstverleners;

beheersmanagement; worden afspraken met dienstverleners ook nagekomen.

1. Medewerkers vormen het hart van het regiebureau; hun competenties bepalen de kwaliteit van het regiebureau
2. Het regiebureau verbindt 4 omgevingsdomeinen en waakt daarover.
   1. Operationeel: de omgeving van de operationele levering van diensten door leveranciers en gebruikers.
   2. Klanten, opdrachtgevers: De omgeving van de tactische vraagbundeling tussen opdrachtgevers en leveranciers.
   3. Governance: de omgeving van governance tussen opdrachtgevers en algemeen management.
   4. Kwaliteit: de omgeving van kwaliteit van de dienstverlening tussen algemeen management en gebruikers.
3. De domeinen klantmanagement en beleid, innovatie en advies vormen de vraagzijde van het adviesbureau.
4. De domeinen contractmanagement en beheersmanagement vormen de aanbodregie.
5. Aanbod- en vraagregie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Zie ook onderstaande afbeelding ‘De omgevingsdomeinen van het regiebureau’ (overgenomen uit het boek ‘Het Regiebureau’)

Terecht merken de auteurs op dat het regiebureau vanwege zijn positie op het kruispunt van de informatievoorziening in een organisatie moet weten te balanceren tussen de belangen van de verschillende stakeholders. Het regiebureau moet vraag en klantgericht zijn, maar is tegelijkertijd ook het geweten van de organisatie voor de dienstverlening die valt onder zijn verantwoordelijkheid.

Afgezien van deze modellen bevat het boek verder nog veel waardevolle inzichten in hoe het regiebureau praktisch gestalte zou kunnen krijgen en de stappen die daarbij doorlopen moeten worden. Al met al is deze uitgave een waardevolle toevoeging aan de tot op heden beperkte hoeveel literatuur over het vormgeven van de demand-supply organisatie. Een aanrader voor iedereen die met vraagstukken op dit vlak te maken heeft.