Succesvol onderhandelen bij licentieovereenkomsten

• Blog
• Opleidingen

Up-to-date houden van softwarelicenties

Het is niet de meest favoriete taak van CIO’s en ICT-afdelingen om te onderhandelen over softwarelicenties. Het is een tijdrovend en vaak ondoorzichtig proces waarbij er ook nog een grote kans is het de onderhandelingen worden gevolgd door een audit van de softwareleverancier. Onderhoudskosten en softwarelicenties nemen echter wel een groot deel van het ICT-budget in beslag. Bovendien geven bedrijven vaak te veel uit aan software of zijn ze kwetsbaar wat betreft compliance door een gebrek aan zichtbaarheid.

Het ICT-budget wordt door het huidige klimaat vaak aan banden gelegd. Hierdoor gaan CIO’s op zoek naar creatievere manier om kosten te besparen. Voorbeelden hiervan zijn; een stop zetten op gebruikte softwarelicenties en de risico’s beperken die schending van licentieovereenkomsten met zich mee kan brengen. Helaas ontbreekt het CIO’s vaak aan het inzicht en de tools om juiste beslissingen te maken.

Wat, waar en wanneer

Als een onderneming in kaart brengt wat waar en wanneer gebruikt wordt is de kans op succes het grootst. Dat klinkt wellicht eenvoudig maar toch hebben veel organisaties moeite om deze informatie te verzamelen. Het is echter essentieel om up-to-date inzicht te hebben in de ICT-omgeving. Met name omdat licentiemodellen blijven evolueren. Uit een business analyse komt naar voren dat klanten die softwareonderhandelingen aangaan en gewapend zijn met assetmanagementinformatie, optimaal aankopen. Het belangrijkste is dat de informatie niet ergens in een stoffige dossier kast ligt, maar zodanig beschikbaar dat de informatie goed, snel en up-to-date toegankelijk is voor de juiste persoon. Als het de stoffige dossier kast betreft is de kans groot dat er pas gekeken wordt naar het contract als het einde van de overeenkomst in zicht is… vaak te laat.

Relevante en betrouwbare informatie

Vooral bij fusies, overnames of aankopen op departementeel niveau is het weten waar de bedrijfsactiva geïnstalleerd of gebruikt worden een uitdaging. De koper is niet altijd op de hoogte van alle eerdere aankopen, laat staan dat hij weet waar, hoe, wanneer en welke licenties gebruikt zijn. Toch is deze informatie essentieel bij softwareonderhandelingen omdat sommige leveranciers sitelicenties aanbieden en anderen bepalen de prijs aan de hand van de fysieke distributie van software. Ook goed om te bedenken is dat sommige leveranciers sitelicenties aanbieden, dat anderen de prijs bepalen aan de hand van fysieke distributie of factureren voor een upgrade naar een nieuwe licentie en dat een nieuw licentiemodel de winst van de technologische verbeteringen, bijvoorbeeld virtualisatie, kan herleiden tot nul.

Ook leveranciersinformatie is belangrijk; overnames en fusies zijn vandaag de dag gangbaar en kunnen dus ook het leverancierslandschap veranderen. Als het productportfolio uitbreidt met software van twee nieuwe leveranciers en de klant bezit producten van deze twee leveranciers, zijn licentieonderhandelingen waarschijnlijk een voordelige zaak. Er kan namelijk volumekorting gegeven worden en er kan over de onderhoudsovereenkomsten overlegd worden.

Men heeft dus meer controle en macht bij softwareonderhandelingen als de informatie nauwkeurig en up-to-date is. Er zijn een tal van informatiebronnen om deze informatie te verkrijgen. Er is echter niet een bron waar die alle informatie bevat en vaak is de informatie van bestaande systemen vaak onvolledig. Zo heeft ook een CMDB vaak te lijden onder informatie die niet compleet is. Wat hierbij kan helpen is het inzetten van geautomatiseerde discovery & inventory Management tools. Daarmee wordt alle relevante leveranciersinformatie automatisch ter beschikking gesteld en kan de informatie op verschillende manieren en in verschillende dimensies worden geanalyseerd.

Dit kan gedaan worden op locatie, versie, platform, leverancier, type ondersteuning of garantietermijn.