Vormgeven NGIV

• BISL®
• IT Service Management

Het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening maakt onderdeel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. De naam van dit proces geeft goed aan wat hiervan te verwachten valt; het aanpassen van het niet geautomatiseerde deel van de informatievoorziening. Hoewel een steeds groter deel van informatievoorziening is geautomatiseerd, resteert in de meeste organisaties nog steeds een deel waarbij dat niet het geval is. Hoewel de ICT-organisatie in vroeger tijden ook het niet-geautomatiseerde deel onder zijn hoede nam, is dat in BISL® expliciet in de klantorganisatie belegd.

Doel proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

Het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening heeft als doelstelling het maken en up to date houden van documentatie voor het gebruik en het functioneel beheer van informatiesystemen. Concreet valt bij dit proces te denken aan procedures, werkprocesbeschrijvingen, werkinstructies en handleidingen. Uiteraard is synchronisatie met het geautomatiseerde deel van het informatiesysteem cruciaal.

Activiteiten proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

Het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening kent een aantal activiteiten die naar gelang de omstandigheden sequentieel of iteratief kunnen worden doorlopen:

1. Voor zover nog niet eerder (bij het opstellen van de RFC) gedaan: bepalen aanleiding, doelen en randvoorwaarden
2. Bepalen globale oplossingsrichting
3. Bepalen relatie geautomatiseerde informatievoorziening, afstemming hiermee
4. Uitwerken en vastleggen niet geautomatiseerde deel van het informatiesysteem. De werkinstructies, procedures, handleidingen, formulieren etc. worden gemaakt of bijgewerkt

Resultaten proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

De resultaten van dit proces zijn:

1. Beschrijving oplossingsrichting niet geautomatiseerde informatievoorziening
2. Documentatie niet-geautomatiseerde informatievoorziening; documenten zoals formulieren, handleidingen, werkinstructies

KPI’s / rapportage items proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening zijn:

• Aantal opgeleverde documenten (uitgesplitst naar binnen / buiten afgesproken tijd)
• Aantal geconstateerde fouten in gebruikershandleidingen, instructies etc. na in productie name van het aangepaste systeem
• Aantal gebruikershandleidingen, procedures, formulieren etc. die nog moeten worden gemaakt/aangepast ultimo periode (werkvoorraad)
• Af- of toename van het aantal functionele vragen, waarvan het antwoord niet in de handleiding is te vinden

Deze KPI’s kunnen als input dienen voor een rapportage.

Relaties met andere processen

Het proces Specificeren levert de informatie op basis waarvan het niet-geautomatiseerde deel van het informatiesysteem kan worden aangepast. Aan Toetsen en testen worden de uitgevoerde wijzigingen opgeleverd (concreet dus de gewijzigde gebruikershandleidingen, formulieren, etc.) waarna in dat proces een controle op juistheid kan plaatsvinden. Het proces Voorbereiden transitie zal ook de producten van het proces Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening gebruiken voor overdracht naar de gebruikersorganisatie.