Gemeente Uithoorn

Uithoorn is een veelzijdige gemeente aan de rand van het Groene Hart, in de nabijheid van Amsterdam, Schiphol en de Bloemenveiling Aalsmeer. Bedrijfsterreinen en winkelcentra zijn in (her)ontwikkeling en de dorpskern wordt opgewaardeerd. De gemeente Uithoorn, met ruim 28.000 inwoners, presenteert zich als aantrekkelijk om te wonen en te werken. Naast de uitbreiding van het digitale loket, zorgt ook de modernisering van de 250 werkplekken in het gemeentehuis voor drukte op de ICT-afdeling. Cruciaal is vooral een goed bemande servicedesk, zodat eventuele problemen snel en effectief worden aangepakt. Uithoorn doet daarvoor een beroep op Pink Elephant. Niet tevergeefs.

“Pink Elephant gaf ons met name vertrouwen op twee punten: continuïteit en beschikbaarheid van de juiste mensen.” Rene Weber

Continuiteit vs ambitie

Rene Weber is als plaatsvervangend coördinator van het cluster Informatie en Dienstverlening verantwoordelijk voor de shared servicedesk. Die servicedesk bestaat uit werknemers van de Gemeente Uithoorn en ingehuurde medewerkers. “We hadden een leverancier die enkele functies van de servicedesk invulde en projecten voor zijn rekening nam”, vertelt Weber. “We merkten dat zij goed waren in dat projectendeel, maar wel moeite hadden om de servicedeskwerkzaamheden structureel in te vullen. De ambitie van deze servicedeskmedewerkers lag vaak op de korte termijn al bij systeem-en netwerkbeheer en bij projecten waarbij de continuïteit in gevaar kwam. Terwijl wij juist behoefte hadden aan zekerheid.”

Een logische hulpvraag voor een gemeente, want als de servicedeskwerkzaamheden niet gestroomlijnd verlopen, staat de primaire taak, de dienstverlening aan burgers op de tocht. Via via kwam de gemeente in contact met Pink Elephant. Weber: “We hebben vervolgens ook andere partijen gesproken, maar Pink Elephant gaf ons met name vertrouwen op twee punten: continuïteit en beschikbaarheid van de juiste mensen. We zochten namelijk allround medewerkers.”

Elkaars werkzaamheden overnemen

Uithoorns servicedesk bestaat uit twee facilitaire medewerkers, één systeembeheerder, één servicedeskmedewerker en één servicedeskmedewerker/systeembeheerder die de werkzaamheden van de servicedesk verdeelt en bewaakt. Deze werkverdeler en de systeembeheerder betrekt Uithoorn via Pink Elephant. Weber verduidelijkt wat hij met allround bedoelt: “Wij vinden het belangrijk dat de medewerkers elkaars werkzaamheden kunnen overnemen. Dat gaat nu heel goed, ze worden op handen gedragen.”

Als extra zekerheid vroeg Uithoorn Pink Elephant om een achtervang. “Als er iemand op vakantie is, kunnen zijn werkzaamheden door de anderen worden overgenomen. Daarnaast zorgt Pink Elephant op zo’n moment ook voor een goede vervanger. Zij zorgen dat die is opgeleid in onze omgeving, en nemen het inwerken voor hun rekening. Die continuïteitsgarantie is voor ons erg prettig. Als ik morgen mijn accountmanager bel voor extra mankracht is dat geen enkel probleem.”

Download de case over: Gemeente Uithoorn

Deel via:
LinkedInTwitterFacebookGoogle+WhatsAppEmail