De beste back-up strategie voor organisaties

Het belang van een back-up strategie

Een goede back-upstrategie helpt bedrijven om gegevens te herstellen in geval van verlies door bijvoorbeeld hardwarestoringen, menselijke fouten, ransomware en andere cyberaanvallen. Het is essentieel om een veilig archief van vitale bedrijfsinformatie te bewaren, zodat deze snel en moeiteloos kan worden hersteld.

Stappen voor het ontwikkelen van een back-up strategie

Het ontwikkelen van een back-up strategie die echt voldoet aan de de eisen en wensen van een organisatie is materie waar kennis en ervaring voor nodig is. Betrek daarom altijd een specialist bij het vaststellen van de strategie. Er zijn wel een aantal elementen te onderscheiden die in de meeste gevallen werken. Onderstaande stappen zijn gebaseerd op de aanbevelingen van het digital trust center van het Ministerie van Economische Zaken. 

1. Identificeer cruciale gegevens: Bepaal welke gegevens essentieel zijn voor de bedrijfsvoering en niet kunnen worden vervangen. Dit kunnen klantendatabases, financiële gegevens, e-mails, documenten en configuratiebestanden zijn.
2. Kies de juiste opslaglocaties: Maak gebruik van meerdere opslaglocaties om de risico’s van gegevensverlies te minimaliseren. Gebruik de “3-2-1 Methode” voor back-ups: maak 3 kopieën van je data, bewaar ze op 2 verschillende media, en sla er 1 op een andere locatie op. Dit kan zowel on-site als off-site opslag omvatten, zoals externe harde schijven en cloudopslag.
3. Automatiseer back-ups: Automatiseer het back-upproces om te voorkomen dat back-ups worden vergeten. Dit zorgt ervoor dat er regelmatig back-ups worden gemaakt zonder menselijke tussenkomst.
4. Regelmatig testen: Test regelmatig of de back-ups succesvol zijn en daadwerkelijk kunnen worden hersteld. Dit kan door periodiek een back-up terug te zetten en te controleren of de gegevens intact zijn.
5. Beveiliging van back-ups: Zorg ervoor dat de toegang tot back-ups is beveiligd met wachtwoorden of encryptie om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
6. Retentiebeleid: Stel een retentiebeleid in dat bepaalt hoe lang back-ups worden bewaard. Dit is belangrijk om te voldoen aan wettelijke vereisten en om ervoor te zorgen dat oudere gegevens beschikbaar blijven voor herstel.

Best practices

• Dagelijkse en wekelijkse back-ups: plan dagelijkse en wekelijkse back-ups om ervoor te zorgen dat recente gegevens altijd beschikbaar zijn voor herstel. Afhankelijk van de bedrijfsvoering kan het verstandig zijn om meerdere keren per dag een back-up te maken.
• Gebruik van gespecialiseerde software: overweeg het gebruik van gespecialiseerde back-up software die geavanceerde functies biedt, zoals deduplicatie, incrementele back-ups en versleuteling.
• Kies de juiste soort opslag: recente data wordt meestal vaker gebruikt dan data die jaren oud is. Kies welke soort opslag (hot of cold storage, zie hieronder) het beste past bij welke data, want cold storage is vaak aanzienlijk goedkoper dan hot storage
• Documenteer de strategie: documenteer de back-up strategie en zorg ervoor dat alle betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de procedures en verantwoordelijkheden.

Soorten back-ups en opslag

Een goede back-up strategie kan het verschil maken tussen failliet gaan en weer verder kunnen. En hoewel opslag van data steeds goedkoper wordt, is het verstandig om slim om te gaan met back-ups. Hiervoor zijn verschillende technieken, bijvoorbeeld deduplicatie en incrementele back-ups. Het verschil tussen deduplicatie en incrementele back-ups ligt in hun doel en werkwijze.

Een ander belangrijk element is het verschil tussen “hot storage” en “cold storage”. Het verschil tussen hot storage en cold storage ligt voornamelijk in de snelheid en frequentie van toegang tot de opgeslagen gegevens. Alle vier elementen hebben hun eigen voordelen en kunnen gecombineerd worden om een efficiëntere en ruimtebesparende back-upstrategie te creëren.

• Deduplicatie is een techniek die wordt gebruikt om redundante gegevens te elimineren. Dit betekent dat identieke kopieën van gegevens slechts één keer worden opgeslagen, wat resulteert in een aanzienlijke vermindering van de benodigde opslagruimte. Deduplicatie kan op verschillende niveaus plaatsvinden, zoals op blokniveau of op bestandsniveau. Het doel is om opslagruimte te besparen en de efficiëntie van back-ups te verbeteren.
• Incrementele back-ups daarentegen slaan alleen de gegevens op die sinds de laatste back-up zijn gewijzigd. Dit betekent dat na een volledige back-up, elke volgende incrementele back-up alleen de wijzigingen sinds de vorige back-up bevat. Dit zorgt ervoor dat de back-ups sneller worden uitgevoerd en minder opslagruimte in beslag nemen. Echter, om gegevens volledig te herstellen, zijn alle incrementele back-ups sinds de laatste volledige back-up nodig.
• Hot storage is ontworpen voor gegevens die snel en vaak toegankelijk moeten zijn. Dit type opslag maakt gebruik van de nieuwste technologieën en snelle transportprotocollen om directe toegang tot gegevens mogelijk te maken. Hot storage is ideaal voor toepassingen die real-time gegevensverwerking vereisen, zoals actieve databases, video-editing en live streaming. Het biedt hoge prestaties en lage latentie, maar is doorgaans duurder in termen van opslagkosten.
• Cold storage is bedoeld voor gegevens die minder vaak worden geraadpleegd. Dit type opslag is kostenefficiënt en wordt gebruikt voor archivering en bewaring van gegevens op de lange termijn. Hoewel de toegangstijd langer kan zijn en er mogelijk kosten verbonden zijn aan het snel ophalen van gegevens, is cold storage ideaal voor het bewaren van back-ups en historische gegevens.
  Door deze stappen en best practices te volgen, kunnen bedrijven een effectieve back-upstrategie ontwikkelen die hen beschermt tegen gegevensverlies en helpt bij het snel herstellen van cruciale informatie in geval van een incident.

Pink Elephant heeft verschillende back-up oplossingen die voor iedere organisatie een veilige back-up strategie ondersteunen.